BTW en douane op het Shopify-platform: Hoe moeten aankopen bij groothandel Matterhorn worden verwerkt?

Inleiding

Groothandelaankopen gaan niet alleen gepaard met kostenoptimalisatie, maar ook met de verplichting om belastingen correct te verwerken. Voor het Shopify-platform en aankopen bij groothandel Matterhorn is het essentieel om de BTW en eventuele douanerechten te berekenen, afhankelijk van de verzendlocatie van de bestelling. In dit artikel bespreken we welke belastingen kunnen worden geheven, welke procedures van toepassing zijn op ondernemers uit de Europese Unie met een EU BTW-nummer, en hoe de BTW OSS-procedure werkt.

Voordat je begint met verkopen en het berekenen van je marges, moet je je realiseren dat producten die in groothandels worden gekocht via dropshipping, NETTO-prijzen zijn en dat de uiteindelijke prijs zal variëren afhankelijk van het land waar de goederen uiteindelijk naartoe gaan. Jouw klant is de BTW-plichtige en je moet hem deze belasting in rekening brengen. Shopify heeft ingebouwde mechanismen die het berekenen van BTW voor particuliere klanten uit EU-landen vergemakkelijken. Als je een winkel op een ander systeem hebt, moet je controleren of het over de benodigde mechanismen beschikt. 

1. Welke BTW zal Matterhorn aan mijn bedrijf in rekening brengen?

Groothandel Matterhorn is gevestigd in Polen, wat betekent dat de EU-belastingregels voor de BTW van toepassing zijn. Afhankelijk van waar de bestelling naartoe wordt verzonden, gelden verschillende regels voor het berekenen van de BTW:

a) Aankopen door een bedrijf uit Polen

Als jouw bedrijf in Polen is gevestigd, zal groothandel Matterhorn het standaard Poolse BTW-tarief (23%) aan jouw bestelling toevoegen. Deze belasting wordt aan de factuur toegevoegd en moet worden verwerkt volgens de lokale voorschriften.

b) Aankopen door een bedrijf uit de EU met een EU BTW-nummer

Als jouw bedrijf is geregistreerd in een ander EU-land en een geldig EU BTW-nummer heeft, kunnen aankopen bij groothandel Matterhorn worden verwerkt onder de regeling voor omgekeerde belastingheffing. Dit betekent dat:

• Groothandel Matterhorn een factuur zonder BTW zal uitschrijven.

• De verplichting om de BTW te verwerken gaat over op de koper (jouw bedrijf), volgens het BTW-tarief dat in jouw land geldt.

Om gebruik te maken van deze optie, moet het EU BTW-nummer in het VIES-systeem (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/) worden geverifieerd.

Belangrijk! Een factuur met 0% BTW betekent niet dat je goederen kunt verkopen zonder BTW in rekening te brengen. Je moet de BTW verwerken volgens de geldende regels in jouw land en het juiste belastingtarief voor eindklanten toepassen.

c) Aankopen door een bedrijf uit de EU zonder actief BTW-nummer of een bedrijf buiten de EU met levering naar de EU

Als jouw bedrijf zich in de Europese Unie bevindt, maar geen actief EU BTW-nummer heeft, zal Matterhorn BTW volgens het tarief van het bestemmingsland aan de factuur toevoegen, en niet het Poolse tarief van 23%. Dit is het gevolg van EU-regels met betrekking tot B2C-verkoop, die de verplichting opleggen om de BTW van het land toe te passen waar de goederen naartoe gaan.

Als jouw bedrijf zich echter buiten de EU bevindt, maar de bestelling naar een EU-land moet worden verzonden, zal Matterhorn ook BTW volgens het tarief van het bestemmingsland in rekening brengen. In dit geval geldt de regel dat de BTW wordt berekend op basis van de plaats van levering van de goederen.

Bovendien, zelfs als je een bedrijf buiten de EU bent, als je goederen verkoopt aan klanten in de EU, moet je je registreren voor de BTW OSS.

Hoe je registreert voor de BTW OSS?

1. Kies het EU-land waarin je je wilt registreren (meestal is dit het eerste land waar je goederen naartoe verzendt).

2. Dien een aanvraag in voor registratie in het BTW OSS-systeem op de website van de lokale belastingdienst.

3. Na registratie moet je elk kwartaal een BTW OSS-aangifte indienen, waarin je de verkoop aan klanten in verschillende EU-landen rapporteert.

4. Daarna betaal je BTW volgens de tarieven van de verschillende EU-landen zonder je afzonderlijk in elk land te registreren.

2. Hoe BTW te heffen van kopers in de Shopify-winkel afhankelijk van het bestemmingsland

Als je verkoopt op Shopify en goederen verzendt naar klanten in verschillende EU-landen, ben je onderworpen aan de BTW OSS-procedure (One Stop Shop). Zo werkt het:

1. Verkoop aan klanten in de EU:

   • Als jouw verkoop aan particuliere klanten in andere EU-landen de drempel van 10.000 EUR per jaar overschrijdt, moet je je registreren voor de BTW OSS.

   • Shopify maakt automatische BTW-berekeningen mogelijk op basis van het afleveradres.

2. Registratie voor de BTW OSS:

   • Bedrijven kunnen zich registreren voor de BTW OSS in hun land van verblijf.

   • BTW die volgens het tarief van het land van de ontvanger wordt geheven, moet kwartaalgewijs in de BTW OSS-aangifte worden gerapporteerd.

3. Voordelen van de BTW OSS:

   • Je kunt BTW voor alle EU-landen op één plek verwerken, in plaats van je afzonderlijk in elk land te registreren.

   • Shopify maakt het mogelijk om de juiste BTW-tarieven in het beheerpaneel toe te wijzen.

4. Verkoop aan klanten buiten de EU:

   • Als je goederen verkoopt aan klanten buiten de EU, wordt er geen BTW in rekening gebracht bij de verkoop, maar kan de koper worden belast met douanerechten en invoerbelasting in zijn eigen land.

   • Het is verstandig om klanten te informeren over eventuele extra douanekosten voordat ze kopen.

   • Shopify maakt het mogelijk om verkopen buiten de EU als "export" in te stellen zonder BTW in rekening te brengen.

3. Douanerechten en andere kosten

Douanerechten worden geheven bij verzending van goederen buiten de EU. Shopify ondersteunt geen automatische berekening van douanerechten, daarom is het belangrijk om:

• De douanetarieven voor het betreffende importland te controleren.

• Klanten te informeren over mogelijke extra kosten bij ontvangst van het pakket.

• Opties DDP (Delivered Duty Paid) of DDU (Delivered Duty Unpaid) met vervoerders af te stemmen.

4. Hoe de BTW correct in Shopify in te stellen?

Om ervoor te zorgen dat belastingen correct worden berekend op het Shopify-platform:

1. Ga naar de belastinginstellingen in Shopify.

2. Voeg de landen toe waar je verkoopt en wijs de juiste BTW-tarieven toe.

3. Schakel BTW OSS in, als deze procedure van toepassing is.

4. Stel omgekeerde belastingheffing in voor B2B-transacties, om te voorkomen dat BTW in rekening wordt gebracht aan bedrijven met een EU BTW-nummer.

5. Integreer Shopify met boekhoudtools, om de BTW-rapportage te vergemakkelijken.

Je vindt de BTW-instellingen in de sectie "Tax and duties" in de instellingen van jouw Shopify - zoek op de lijst naar "Eerste Unie" en ga naar bewerken.

Kies het land waarin je je voor de BTW OSS hebt geregistreerd en voer jouw BTW-nummer in.

Het registratieproces voor de BTW OSS-service vind je op de pagina https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/one-stop-shop/register-oss_en 

Samenvatting

BTW en douanerechten zijn cruciale aspecten van verkoop op Shopify en aankopen bij groothandel Matterhorn. Afhankelijk van de locatie van jouw bedrijf en klanten gelden verschillende regels, waaronder de verplichting om je te registreren voor de BTW OSS voor bedrijven buiten de EU die aan klanten in de EU verkopen.

Gebrek aan kennis over dit onderwerp is een valkuil voor mensen die online willen beginnen met verkopen - als je twijfels hebt, vraag dan je boekhouder welk scenario geschikt is voor jouw winkel.